Idea: Oraclen uusi sopimusmalli ja lisenssien hallinnointi

Kuvaus: Kymmenen yliopistoa käyttää Oraclen tuotteita. Muut kuin TAU käyttävät Oraclea lähinnä Oodiin liittyen ja HY:n Oracle-käyttö on merkittävästi muita laajempaa, erityisesti FIMM-instituuttinsa kautta. Oracle esittää mallia, missä HY:n muihin verrattuna sisällöllisesti raskaamman sarjan lisenssit siirrettäisiin CSC:lle ja näitä lisenssejä käyttäisivät muutkin yliopistot. Bruttomääräinen taloudellinen säästö vaikuttaa merkittävältä erityisesti todennäköisenä pidettyjen kolmannen ja neljännen vuoden jälkeen.

Status: CSC sopi yhteislisenssien hankinnasta Oraclen kanssa ja toimitti lisenssit korkeakouluille.

2023-11-06 Palvelu on päättynyt

• CSC on siirtänyt lisenssit HY:lle, joka jatkaa niiden käyttöä
• Muilta osin palvelun käyttö on päättynyt.

2019-03-12 Tilannetiedotus CSC:n Oracle Licence Manager -palvelusta korkeakouluille

• Suorahankintailmoitukseemme ei ilmeisesti tullut vastalauseita. Voimme edetä tekemään sopimukset CSC:n ja korkeakoulujen kesken palvelutilauksina ja CSC:n ja Oraclen välillä hankintasopimuksena. Oulun yliopisto ja Vaasan yliopisto jäisivät tässä vaiheessa nykyisiin sopimuksiinsa eli eivät tilaa palvelua. Liitteessä (rajattu pääsy työalueelle https://wiki.eduuni.fi/x/pBpXBQ ) päivitetty kustannustenjako, jossa kokonaissumma on pienempi ja korkeakoulukohtaiset säästöt toteutuvat vielä varsin hyvin. Oracle on luvannut lopullisen sopimusnivaskan heti miten. Sopimuksissa ei ole olennaisia sisältömuutoksia verrattuna aiemmin lähetettyihin.
• 22.2. jälkeen tekninen keskustelu on jatkunut Taideyliopiston, Tampereen yliopiston, Oulun yliopiston ja Vaasan yliopiston osalta.
  • Taideyliopiston ja Tampereen yliopiston osalta asia on kunnossa.
  • Oulun yliopiston ja Vaasan yliopiston osalta asia ei ole kunnossa eivätkä he tässä vaiheessa voi hankkia palvelua.
• Oulun yliopiston alustalla segregointi ei ole mahdollista eikä käytettävissä ole koko alustan tarvitsemaa 200 corea. Vaasan yliopiston alustalla segregointi saattaa edelleen olla mahdollista, mutta asiasta ei ole vielä selvyyttä, myöskään Vaasan yliopiston koko alustan edellyttämää 180 corea ei ole käytettävissä. Oulun pois jäännin jälkeen coret eivät edelleenkään riittäisi Vaasan koko alustalle. Oulu ja Vaasa pysyvät sopimuksessa nimettyinä käyttäjinä eli heidän on mahdollista meidän keskinäisen sopimisen kautta tulla myöhemmin käyttäjiksi ja kustannusten jakajiksi olemassa olevaan core-pottiin.
• Oulun yliopiston kanssa sovittiin, että eivät ole nyt kiinnostuneita.
• Vaasan yliopiston kanssa sovittiin, että eivät tilaa nyt, mutta tekninen selvitys segregaatiosta jatkuu ja lisäksi voi olla, että tarkentamalla voisi löytyä tarpeeksi lisenssejä koko Vaasan alustaa varten. Tavoitteena olisi saada Vaasa mukaan lisenssipoolin käyttäjäksi ja tällöin kustannustenjako korkeakoulujen kesken päivitettäisiin meidän keskinäisellä sopimisella: Referenssihintana voitaisiin käyttää Oraclen viimeisintä laskelmaan Vaasan maksuosuudesta ja se sitten jyvitettäisiin alempana hintana muille.

2019-02-28 Ideatoimikunnan kokous

• Hankintasopimus on tehty ja sopimus syntynee. Taloudellinen säästö muodostumassa merkittäväksi.

2019-02-14 Ideatoimikunnan kokous

• Ideatoimikunnan osalta tämä asia jatkuu vain seuraamisena. Yhteislisenssin hankinnan selvitystyö edennyt, tällä hetkellä takarajaksi asetettu 22.2.2019.

2019-01-31 Ideatoimikunnan kokous

• Esiselvityksen tulos täydennetty tiketin yhteenvetoon ja lähetetty asianosaisille 10 yliopistolle.
• Toimikunnassa edustetut ao. yliopistot ottavat mahdollisesti kantaa, kannattaako heidän näkökulmastaan asiassa edetä.

• Useimmat yliopistot ovat tulevaisuudessa luopumassa Oraclen käytöstä, kun Oodista luopuminen tulee ajankohtaiseksi. 
• Kaikki kymmenen yliopistoa ovat kiinnostuneita Oraclen ehdotuksesta, mikäli se tarkoittaa alempia kustannuksia. UEF kuitenkin lähtökohtaisesti ei mutta harkitsee, jos hyvä tarjous. 
• Yliopistojen näkökulmasta on tärkeää päästä tarvittaessa eroon Oraclesta eli pitkät sopimukset ovat ongelmallisia.
• Oracle haluaa sitoa yliopistot vähintään 25 kuukauden kokonaisuutena kiinteähintaiseen sopimuskauteen, mikä pituuden puolesta vaikuttaa kohtuulliselta yliopistojen näkökulmasta.
• Uusi sopimus olisi muille yliopistoille pavelusisällöltään järeämpi, HY:n nykyistä vastaava eli standard edition => enterprise edition. Lähtökohtaisesti standard edition riittäisi useimpien yliopistojen tarpeisiin. Enterprise editionin myötä laskentaperusteena olisivat fyysiset ytimet prosessoripaikkojen sijaan. 
• Sopimuksessa kulut siirtyisivät tukimaksusta osin 25 kk:n jaksolle "Cloud crediteiksi", joiden idea on saada yliopistot käyttämään Oraclen pilvipalveluita.
• CSC:n rooli olisi broker eli sopia lisenssitarpeista yliopistojen kanssa, sopia yhteisien lisenssien hankinnasta Oraclen kanssa ja sopia yhteisten lisenssien toimittamisesta yliopistoille. Tarkempi rooli olisi selvitettävä, jos edetään, nyt Oracle esittänyt jatkuvana palveluna, että kyse on vuosittaisista excel-pyörityksistä käyttömäärien tarkistamiseksi.
• Oraclelta CSC:n hankkimat lisenssit ovat kaikkien korkeakoulujen käytettävissä eli volyymin puitteissa olisi kyse uudesta tarjoomasta korkeakouluille, mukaan tulevat korkeakoulut pitää kuitenkin nimetä sopimuksessa. CSC voi käyttää lisenssiboolia myös korkeakoulujen palveluiden tarjoamiseen omalta Oracle-alustaltaan. 
• Mikäli CSC:n rooli on pelkkä brokerointi, valmiiksi neuvotellussa yhteisymmärryksessä, palvelu sisältyisi CSC:n omistajien keskinäisen osakassopimuksen mukaiseen 3%:n kehitysvaran koko summasta. CSC siis vähintään laskuttaa koko Oraclelta ostettavan palvelun arvon päälle 3%.
• Siltä osin, kun Oracle-suhde oletettavasti edellyttäisi nyt ja ainakin tulevaisuudessa jatkoneuvotteluja ym. toimia, ostaisi CSC tarvittavan asiantuntemuksen yliopistoilta, konsulteilta tai toimittaisi omana osaamisenaan. Nämä kulut laskutettaisiin osallistuvilta yliopistoilta asiantuntijatyönä CSC:n ja korkeakoulun välisen puitesopimuksen asiantuntijapalveluna. Myös yliopiston asiantuntemuksen hankkiminen yhteiseen käyttöön tehtäisiin kaksisuuntaisen puitesopimuksen avulla. Jakoperuste voisi olla yleinen kustannustenjakomalli, jos sellainen hyväksytään: https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-48 
• Yliopistojen lähtökohtana oleva säästö nykyiseen kustannustasoon verrattuna määräytyisi siis <nykyinen hinta> - (<Oraclen ehdottama hinta x 1,03) - oletettu tarve asiantuntijapalveluille Oraclen kanssa tai keskenämme myöhemmin riideltäessä = säästö.
• Hinta on bruttona 2019 15% edullisempi kaikille, esimerkkilaskelmassa Aalto, LUT ja VY säästäisivät heti 36%, muut 3% ekana vuonna eli ei yhtään, kun CSC:n laskee mukaan. Seuraavana vuonna säästö hieman suurempi, kaikilla vähintää 5% (- 3% CSC:lle). HY ja Aalto ovat yhteensä 69% volyymistä. Tosiasiallinen säästö muille korkeakouluille tarkoittaisi Aallon suhteellisesti ison säästön (40k ekana vuonna) osittaista jakamista muille.
• Oraclen kannan mukaan hinta on kaikille merkittävästi edullisempi, koska tukimaksusta osa on "cloud credittejä" eli mahdollisuus käyttää uutta palvelua. Tämä "säästö" realisoituisi vain, jos yliopistot suunnittelisivat Oraclen pilvipalveluiden käyttöä ja niistä saatavaa toiminnallista hyötyä / muutoin muodostuvaa säästöä. 
• Oraclen mukaan pois jäävien korkekaoulujen osuus tulisi muiden maksettavaksi eli sopimuksen bruttosäästö katoaisi silloin helposti.
• CSC:n kannalta selvitettävänä olisivat myös suorahankintaperusteet. 
• Aikataulullisesti "ensimmäinen avoin tukilasku on 8.2. ja silloin tuki maksetaan taas vuodeksi eteenpäin". 

2019-01-17 Ideatoimikunnan kokous

• Keskustelussa todettiin, Oracle lisenssien aiheuttamien kustannusten osalta korkeakoulujen yhteistyö on järkevää. Alustavan kartoituksen perusteella korkeakoulujen kiinnostus osallistua yhteislisenssin hankintaan on vaihtelevaa.
• Aalto yliopiston ja Helsingin yliopiston ehdotuksella CSC käynnistää esivalmistelun toimintamallin ja valmiuksien selvittämiseksi. 

2019-01-03 Lisenssi-SIG

• Lisenssi-SIG-neuvotteluryhmässä keskusteltu Oraclen sopimuksen hallinnoinnista ja Oracle lisenssien keskitetystä hankinnasta (mahdollinen ”Licence Manager” –tyyppinen rooli CSC:lle)
• Koska kiinnostuneita korkeakouluja tunnistettiin alustavasti vain muutama (HY ja T3), todettiin ettei CSC:llä ehkä tässä vaiheessa olisi roolia.

2018-10-04 Ideatoimikunnan kokous

• Aiheesta keskusteltu ideatoimikunnassa, jossa todettiin, että asia sopiva Ideapankille. CSC:ltä toivottiin roolia yhteislisenssien välittäjänä. https://wiki.eduuni.fi/x/XAVyB  (kohta: Muut asiat)