Idea: Tiedonhallintalain toimeenpanoon valmistautuminen korkeakouluissa

Kuvaus: Tiedonhallintalaki koskee julkisen hallinnon tiedonhallintaa, ja lailla edistetään viranomaisen tiedonhallinnan laatua, tietoturvallisuutta sekä tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä. Asiaan liittyen on käynnissä tai ehdotettu mm. seuraavia yhteisiä toimenpiteitä

1. Yhteisten tulkintojen kehittäminen korkeakoulutuksen, tutkimuksen ja TKI-toiminnan näkökulmasta, Korkeakoulujen ja VM:n yhteinen työpaja tiedonhallintalakiin liittyen https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-90 
2. Korkeakoulujen yhteisen tiedonhallintamallin luominen https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-91
3. Lokien hallinnan kehittäminen, kokeilu lokirekisteripalvelusta https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-40 
4. Asiahallinnan, tiedonohjauksen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-2 

 

Kokonaiskuvan valmistelu Ideamuotoilussa: 

Ideamuotoilu toteutettiin korkeakoulujen yhteistyönä, ja lopputuloksena oli esitys siitä, millaisiin kokonaisuuksiin tiedonhallintalain toimeenpano jakautuu, millaisia vaikutuksia lailla on korkeakoulujen toimintaan ja kuinka tunnistettujen muutostarpeiden kanssa voidaan edetä jatkossa. Jatkossa on tärkeää tarkastella tuloksia kokonaisuutena ja tunnistaa yhteistyön paikkoja ja ratkaisuja.

Ideamuotoilussa tunnistettiin tarvittaviksi tehtäviksi ja jatkotoimenpiteiksi:

• Tiedonhallintalain korkeakouluille asettamien vaatimusten tunnistaminen yhdessä
• Kuvataan miten jokainen vaatimus vaikuttaa yleisesti korkeakoulun toimintaan resurssityyppi kohtaisesti (v. 2020)
• Arvioidaan korkeakoulukohtaisesti vaatimuksien täyttymisen nykytila (v. 2020)
• Osoitetaan resursseja ja koulutetaan henkilöstö (v. 2020)
• SIEM-suunnittelu, hankinta ja käyttöönotto (v. 2021-2022)
• Asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkistoinnin saattaminen ajantasalle (v. 2021-2022)

Ajankohtaista olisi kirkastaa mitä lähdemme viemään yhdessä eteenpäin, ja mitä edistetään korkeakoulukohtaisesti. Selvitysaihiot lähitulevaisuuteen ovat tiivis kooste johdolle sekä koulutuspaketit eri kohderyhmille.

______________________________________________

Loppuraportti: Tiedonhallintalaki, ideamuotoilu 2019 tiivis kooste kaikista tuloksista.pptx

Työryhmän muodostama liikennevalotaulukko: Liikennevalotaulukko_v3.xlsx

Ideatoimikunnalle esitetty tiivistetty raportti: Yhteenveto - ideamuotoilu TiedonhL.pptx

Ideamuotoilun työtila: https://wiki.eduuni.fi/x/ioILBw  

Tiedonhallintalautakunta: https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta

______________________________________________

2020-11-19 Ideatoimikunnan päätös arkistoinnista

• Arkistoidaan ei toteutuneena.
  Idea on varsin laaja kokonaisuus, jota on hankala palastella. Kokonaisuutena ei ole seurattavissa.
  Osaa tästä jatketaan muissa ideoissa ja toimiryhmissä. 

2020-04-24

• Työpajan wikisivulle päivitetään osallistujien nimiä
• https://wiki.eduuni.fi/x/wax2C

2020-03-20

• OKM\KTPO, korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä järjestää työpajan 7.5.2020 Ideatoimikunnassa työvaliokuntien kesken sovitulla tavalla, https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-90
• Työpajan wikisivu: https://wiki.eduuni.fi/x/wax2C

 

2020-02-28

• Jukka Ivosen johdolla toteutettu uusi liikennevalomalli. Kehittämässä pääsihteerit. Testaukseen värävätty Lignell (TAU), Lehtio (JY) ja Kataja (HAMK)

2020-01-10

• Asiasta järjestetään työpaja VM:n kanssa keväällä 2020

2019-12-20 Päivitys

• VM järjestää maanantaina 13.1.2020 klo 14.30 – 15.15 webinaarin tiedonhallintalain täytäntöönpanon etenemisestä, teemana lausuntomenettelyn ohjeistus: https://vm.fi/tapahtumat/2020-01-13/webinaari-tiedonhallintalain-taytantoonpanon-etenemisesta-teemana-lausuntomenettelyn-ohjeistus

 

2019-12-03 Seminaari: Digipalvelulaki ja tiedonhallintalaki korkeakouluissa

• Sääntelykehikossa tiedonhallintalaki on yksi osa kokonaisuudesta, joka rakentuu julkisuuslain päälle (kuva alla olevan esityksen 2. slide). Digipalvelulaki on ensisijainen tiedonhallintalakiin nähden. Erityislait ohittavat tiedonhallintalain.
• Digipalvelulakia sovelletaan korkeakouluissa kokonaisuudessaan. Tiedonhallintalakia sovelletaan lukuun ottamatta lukua kolme, joka käsittelee tiedonhallinnan informaatio-ohjausta
• Tiedonhallintalain yksi olennainen uusi piirre on asianhallinnan irroittaminen arkistolähtöisesä tiedohallinnasta ja sen muuttaminen toimintalähtöiseen
• Lokitietojen osalta on olennaista määritellä mitä tietoja kerätään ja mitä tarkoitusta varten.
• Katso kaikki nosteet täältä https://wiki.eduuni.fi/x/U5zHBw
• VM esitys Voutilainen - Digi- ja tiedonhallintalaki korkeakoulujen tietosuojavastaavat 3.12.2019(1).pdf

 

2019-11-21 Päivitys
Valtiovarainministeriö järjestää koulutuskierroksen 16 kaupunkiin. Tarkemmat aikataulut: https://vm.fi/tiedonhallintalain-taytantoonpano

Palautekierros tiedonhallintalain tiedonhallinnan kuvausten suosituksista: linkki. Toinen joukko suosituksia, mm. muutosvaikutusarvioinnista, tulee lausuntopalvelussa palautteelle vielä myöhemmin vuoden 2019 aikana.

Tiedonhallintalakia käsitellään korkeakoulujen näkökulmasta 3.12. korkeakoulujen tietohallinto- ja ict-ohjausryhmän kokouksessa

VM:n syyskaudella järjestämien webinaarien tallenteet ovat katsottavissa valtiovarainministeriön youtubessa.

 

2019-11-08 Ideatoimikunnan kokous

Ideamuotoilutyöryhmän loppuraportti, mukana keskustelussa työryhmän jäsen Walter Rydman, CSC.

Loppuraportti: Tiedonhallintalaki, ideamuotoilu 2019 tiivis kooste kaikista tuloksista.pptx

Työryhmän muodostama liikennevalotaulukko: Liikennevalotaulukko_v3.xlsx

Ideatoimikunnalle esitetty tiivistetty raportti: Yhteenveto - ideamuotoilu TiedonhL.pptx

Loppuraportin esittely:

Rajallinen työskentelyaika asetti haasteita asian käsittelylle sekä fasilitaattorille että osallistujille. Eri näkökulmia aiheen lähestymiseen oli useita ja esiin nostettiin niin yksityiskohtaisia asioita kuin yleisempiä kokonaisuuksia. Työryhmäkeskustelussa todettiin myös, että lain vaatimukset opetusta ja tutkimusta koskien saattavat erota keskenään. Raportissa tunnistettiin konkreettisia ehdotuksia tarvittavista tehtävistä ja toimista sekä jatkotarpeita selvityksille:

• Tarvittavat tehtävät ja toimenpiteet:
  • Tunnistetaan yhdessä tiedonhallintalain asettamat vaatimukset korkeakouluille.
  • Kuvataan yhdessä miten jokainen vaatimus vaikuttaa yleisesti korkeakoulun toimintaan resurssityyppi kohtaisesti.
  • Arvioidaan korkeakoulukohtaisesti vaatimuksien täyttymisen nykytila. Tunnistetaan mahdolliset kehittämiskohteet ja toimenpiteet.
    • Osa korkeakouluista kypsempiä arviointiin toiminnan kuvaamisen kautta, esim. KA-työ, osa käyttää laajempaa otantaa kuin toinen korkeakoulu.
  • Tarkastellaan tuloksia kokonaisuutena, tunnistetaan yhteistyön paikkoja ja ratkaisuja.
  • Seurataan säännöllisesti toimenpiteiden toteuttamista. Arvioidaan vaatimuksien täyttymistä kansallisesti vuosittain.

• Selvitysaihiot jatkoon:
  • Tiiviis kooste, checklist, johdolle nostettiin erityisen tärkeäksi työkaluksi.
  • Koulutuspaketit eri kohderyhmille

Keskustelu:

Tulee kirkastaa mitä lähdemme viemään yhdessä eteenpäin, ja mitä edistetään korkeakoulukohtaisesti. Jatkossa kannattaa huomioida, mitä tämä tiedonhallintamalli korkeakoulujen yhteistyössä mahdollistaa aikaisempiin toimintamalleihin verrattuna. Tavoitteena tulee olla yhteinen soveltamistapa irrallisten, organisaatiokohtaisten ratkaisujen sijaan.

Tiedonhallintalain kokonaisuus on hyvin läheisessä suhteessa kokonaisarkkitehtuuriin. Korkeakouluissa joissa on tehty kokonaisarkkitehtuurityötä, löytyy jo paljon hyödynnettävää materiaalia.

Todettiin, että 

• Ideamuotoilun loppuraportti esitellään Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmälle 3.12.2019.
• Ideamuotoilun lopputulemaa jaetaan AAPA ja FUCIO-verkostojen kautta korkeakouluissa
• Idea jää yhä ideapankkiin

Tiedonhallintalain suosituksista pyydetään palautetta https://vm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tiedonhallintalain-suosituksista-pyydetaan-palautetta

 

2019-10-29 Ideamuotoilun tuotokset työtilassa

• https://wiki.eduuni.fi/x/ioILBw   

2019-09-13 Ideatoimikunnan kokous

Annettiin tiedoksi tilannetieto asian edistymisestä.

• Ideamuotoilun etenemisestä on sovittu konsultin kanssa.
• Tunnistettiin, että työryhmään tarvitaan mukaan vielä korkeakoulujen CIO edustus.
• Ideamuotoilun aikataulullisena tavoitteena on, että loppuraporttia käsitellään 8.11. Ideatoimikunnan kokouksessa.
• Päätettiin edetä ehdotetun aikataulun puitteissa, kalenterikutsut lähetetään ideamuotoilu työryhmään mukaan ilmoittautuneille.

2019-09-13 Päivitys **

Ideamuotoilun työryhmän työstökokoukset aikataulutettu:

• 26.9 klo 12.30–14.30 (n.30 minuuttia)
• 1.10 klo 12.30–15.30 (3h työstö, 1. kierros)
• 9.10. klo 10.00–13.00 (3h työstö, 2. kierros)
• 21.10. klo 13.00–16.00 (3h työstö, 3. kierros)
• 29.10. klo 12.30–13.00 (30 min päätös) 
• Päätöspalaveri ideatoimikunnan kokouksessa 8.11.

 

Tunnistettuja sidosryhmiä, joista pyritään saamaan osallistujia mukaan ideamuotoiluun/työryhmään: asianhallinnan kokonaisuutta edistävä ryhmä (2-3 jäsentä, Seesto tiedustelee), tietoturvaverkosto/ SEC (Seesto tiedustelee, Kataja tiedustelee Kari H:lta), tietosuoja (Kataja tiedustelee), KA-SIG (Seesto/Ivonen tiedustelevat). Lisäksi CSC kontaktoi seuraavat sidosryhmät: juristit, johdon edustus, tietohallinto, opintohallinto.

Kutsu sidosryhmien edustajille:

Korkeakoulujen AAPA ja FUCIO verkostojen ja CSC:n edustajien muodostaman Ideatoimikunnan kokouksessa 16.8. päätettiin käynnistää yhteinen fasilitoitu työryhmätyöskentely, ideamuotoilu, edistämään tiedonhallintolain toimeenpanoa korkeakouluissa. Työskentelyn tavoitteena on tuottaa korkeakouluille yhteinen ymmärrys asiakokonaisuudesta ja ideamuotoilun lopputulemana saada käyttöön yhteinen hallintamalli. Ideamuotoilun työryhmään toivotaan mukaan edustajia eri sidosryhmistä, jotta eri näkökulmat tulevat kattavasti edustetuiksi.

Ideamuotoilu toteutetaan etäkokouksin ja kokousten väleillä tapahtuvalla työskentelyllä. Kokoukset pyritään aikatauluttamaan mahdollisimman pian.

Tiedustelemme löytyisikö verkostostanne muutamaa osallistujaa tähän työhön?

Asia ideapankissa: https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-63
Tiedonhallintalain toimeenpanon ideamuotoilun työtila: https://wiki.eduuni.fi/x/ioILBw 
Tietoa Ideapankista: ideapankki.csc.fi 

 

Ajankohtaista

Tiedoksi VM:n avoin työpaja 23.-24.9. tiedonhallintalain kuvauksista (https://vm.fi/tapahtumat/2019-09-23/tule-valmistautumaan-tiedonhallintalain-vaateisiin-avoin-tyopaja-tiedonhallinnan-kuvauksista) 

Lisäksi tulossa VM:n webinaari 27.9. klo 10.30–11.15 lausuntomenettelystä (https://vm.fi/tiedonhallintalain-taytantoonpano)

 

 2019-08-30 Ideatoimikunnan kokous

• Ideamuotoilun työryhmän osallistujalista päivittyy ideamuotoilu-työsivulle https://wiki.eduuni.fi/x/ioILBw
• Ideamuotoilun työaika-arviosta annettiin alustava arvio, mahdollinen aloitus 23.9. alkavalle viikolla, volyymi enintään 10 htp.
• Keskustelimme ideamuotoilun tavoitteista:
  • Yhteinen ymmärrys ja tilannekuva tiedonhallintalaista, sekä sen impletoinnista korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten toimialalla
    • Ottaen huomioon koko toimialan, muun muassa TKI-toiminta, tietosuoja ja kokonaisarkkitehtuuri.
  • Toimialan käytäntöjen luominen ja ylläpitäminen.

• AAPAn ja FUCIOn työvaliokunnat yhdessä päättivät ideamuotoilun toteuttamisesta tiedonhallintalain toimeenpanoon liittyen.

 

 2019-08-26 Päivitys

Laki tulee voimaan 1.1.2020 (https://valtioneuvosto.fi/paatokset/paatos?decisionId=0900908f8063be51)

 

 

2019-08-19 päivitys

• Asianhallinnan tvk-edustus selvinnee viimeistään 12.9. kokouksessa. (Markus Häkkinen, Xamk ilmoittautui 29.8.2019)
• FUCIO-verkostolta ksyytty vapaaehtoisis 30.8.2019
• Tietosuojavastaavien työvaliokunnalta pyydetty ideamuotoiluun 3-4 henkeä (Kari Kataja/HAMK, Helena Eronen/UEF?)
• KA-SIGistä pyydetty 1-2 henkeä. (Päivi Lignell, TAU, Ari Lehtiö, JY)
• SEC-ryhmältä pyydetty 1-2 henkeä. (Mats Kommonen, TY, Olavi Manninen, UEF)

 

2019-08-16 Ideatoimikunnan kokous

KOOTuen kokouksessa 17.6., Ilmari Hyvönen totesi, että VM:n toimeenpanohanke asiasta on lähdössä käyntiin ja korkeakoululinkitys tulee sisältymään kokonaisuuteen. Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokouksessa 21.5. sovittiin esimerkkijäsennyksen tuottamisesta korkeakoulusta tiedonhallintayksikkönä, jotta korkeakoulut voisivat suhteuttaa omat kuvansa yhteiseen jäsennykseen. Korkeakoulujen tietosuojavastaavat suunnittelevat kokousta pidettäväksi 24.9.

Tiedoksi valtiovarainministeriön järjestämä webinaari tiedonhallintalain täytäntöönpanon etenemisestä, tietoturvaan liittyen 29.8. klo 14-15 https://vm.fi/tiedonhallintalain-taytantoonpano

Todettiin, että valtiovarainministeriö on luvannut toimittaa esimerkki jäsennyksen korkeakoulusta tiedonhallintayksikkönä. Jäsennyksen pohjalta tulee yhdessä muodostaa suunnitelma tiedonhallintalain toimeenpanosta. Ehdotettiin, että tiedonhallintalain toimeenpano olisi järkevä tehdä yhdessä ja kootusti, yhteisen ideamuotoilun kautta.

• Ideamuotoilu tuottaisi korkeakoulujen yhteisen hallintamallin ja osin myös ensimmäisen osan implementoinnin, lisäksi saavutetaan yhteisiä ratkaisuja, ja tämä vaikuttaa myös kokonaisarkkitehtuuriin.
• Ideamuotoilu voitaisiin toteuttaa tutulla round table-työkalulla, alustava työaika-arvio on 12 henkilötyöpäivää (kolme varsinaista kierrosta, sekä optiokierros)
• Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä palaa asiaan 18.9. kokouksessa, jossa mukana myös VM:n vastaava virkamies. Ideatoimikunnan päätös viedään tiedoksi kokoukseen.
• Korkeakoulujen tietosuojavastaavat ovat todenneet, että tiedonhallintalaki koskee myös heitä ja he ovat aikatauluttamassa kokousta, CSCn edustaja mukaan kokoukseen.

Päätettiin, että tiedonhallintalain toimeenpano viedään ideamuotoiluun. Tämä idea tukee myös aiempaa ideamuotoilu kohdetta: CSCIDEAPANKKI-2 - Asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi Toteutuksessa

Tunnistettuja sidosryhmiä, joista pyritään saamaan osallistujia: asianhallinnan kokonaisuutta edistävä ryhmä (2-3 jäsentä, Seesto tiedustelee), tietoturvaverkosto/ SEC (Seesto tiedustelee, Kataja tiedustelee Kari H:lta), tietosuoja (Kataja tiedustelee), KA-SIG (Seesto/Ivonen tiedustelevat). Lisäksi CSC kontaktoi seuraavat sidosryhmät: juristit, johdon edustus, tietohallinto, opintohallinto. <päivitys 19.08. KA_SIG:stä mukaan ovat jo ilmoittautuneet Päivi Lignell (TAU) ja Ari Lehtiö (JY)>

Kutsu sidosryhmien edustajille:

Korkeakoulujen ja CSCn yhteisessä ideatoimikunnan kokouksessa päätettiin, että perustetaan yhteinen työryhmä edistämään tiedonhallintolain toimeenpanoa. Tavoitteena on tuottaa korkeakouluille yhteinen hallintamalli ja osin myös ensimmäisen osan implementointi. Tiedonhallintalaki vaikuttaa myös korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuuriin, ideamuotoilulla saavutettavat yhteiset ratkaisut ovat tärkeitä. Työryhmään/ideamuotoiluun on taivoitteena saada mukaan kaksi edustajaa tunnistetuista sidosryhmistä, molemmilta sektoreilta.

 

2019-08-05 Päivitys

Idea nostettu esiin KOOTuen kokouksessa 17.6., Ilmari Hyvönen totesi, että VM:n toimeenpanohanke asiasta on lähdössä käyntiin ja korkeakoululinkitys tulee sisältymään kokonaisuuteen.

Tiedonhallintalain mahdollisia vaikutuksia on käsitelty korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokouksessa 21.5. (https://wiki.eduuni.fi/x/LhxXBQ)  Kokouksessa todettiin, että VM:ssä Riitta Autere on nimetty tukemaan OKM:öä tiedonhallintalain toimeenpanon järjestämisessä. Kysymyksiä ja kommentteja pyydetään sähköpostitse, etunimi.sukunimi@vm.fi. VM kokoaa myös usein kysyttyjä kysymyksiä. Lisäksi korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä tuottaa esimerkkijäsennyksen korkeakoulusta tiedonhallintayksikkönä, jotta korkeakoulut voisivat suhteuttaa omat kuvansa yhteiseen jäsennykseen.

2019-06-13 Ideatoimikunnan kokous

Jukka Ivonen, Haaga-Helia alusti ideaa.

AAPAn kesäpäivillä käsitelty Tiedonhallintalakia ja sen täytäntöönpanoa. Esityksessä oli selkeyttäviä kuvauksia aikatauluista ja lain jalkauttamisesta - osallistujat totesivat että jo muutaman sliden kautta sai hyvä käsityksen kokonaisuudesta. Tiedonhallintalain kohdalla on hyvä, että voimaantuloon ja siirtymäsäännöksiin on varattu hyvin aikaa, ja tämä tukee sitä, että korkeakoulujen olisi hyvä katsoa yhessä mitä tehdään ja missä vaiheessa. Ehdotettiin, että tiedonhallintalaista tehdään "hallintatyökalu" niin sanottu executive summary laista korkeakokulujen johdolle. Kyseisen hallintatyökalun muodostaminen vaatii asiantuntemusta ja yhteistyötä.

Yhteisessä keskustelussa todettiin:

• Lain jäsentämisessä korkeakoulujen kannattaa muotoilla ja jakaa tilannekuvia yhteistyössä.
• Tunnistetiin, että OKM olisi tärkeää muotoilla viesti korkeakouluille tulevasta "hallintatyökalusta"
  • Konsultteja ei kannata käyttä paikallisesti vielä tässä vaiheessa
• CSC ohjaa asian OKM Hyvöselle tiedoksi.

 

Idean kuvaus: Miten korkeakoulun tulee valmistautua Tiedonhallintalain toimeenpanoon?

Ehdotan AAPA-verkoston kokouksessa 12.6.2019 sovitun mukaisesti, että tuotetaan korkeakoulujen yhteistyönä mahdollisesti ideamuotoilun avulla raportti/selvitys (”A4++”), jossa kuvataan ”malliratkaisun” raamit tai ohjeistus Tiedonhallintalain toimeenpanemiseksi korkeakoulussa. Tällä tavoitellaan yhdenmukaista ja lain kirjaimen täyttävää yhteistä ratkaisua. Asioita, jotka tietohallintolain toimeenpanemiseksi tulisi selvittää:

Työpaketit eli keskeiset tehtävät

Projektointi ja resurssointi

Lähteet, joista saa tietoa

Malliaikataulu (roadmap) ja DL-kohdat

Eri toimijoiden vastuut: Sidosryhmät, omistajat ja roolit

OKMn koordinointirooli

Kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen tiedonhallintamallina

Kokonaisarkkitehtuurin täydentäminen tiedonhallintamalliksi

Viitearkkitehtuuriyhteydet ja vaikutukset

Sähköisen asianhallinnan kehittämistoimet (Taso: mihin alueisiin tulee kiinnittää huomiota?)

Tietoturvaan liittyvät kehittämistoimet (Taso: mihin alueisiin tulee kiinnittää huomiota?)

Tietosuojaan liittyvät kehittämistoimet jne.

Yms.

Raportin/selvityksen tarkoitus olisi selkeyttää erityisesti korkeakoulujen johdolle asian laajuus, jolloin tarvittavista toimenpiteistä voidaan päättää ja arvioida työn kustannuksia ja niiden jakautumista eri vuosille. Korkeakouluissa on jo kiire saada enää ensi vuodelle (2020) isoja työpaketteja toimintasuunnitelmiin.