*Tutustu Ideapankki-palveluun osoitteessa ideapankki.csc.fi*
h1. Idea: Asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi

Kaikki korkeakoulut tarvitsevat asianhallintaa ja vaatimukset monelta osin ovat yhtenäiset. Asianhallinta-alusta tarjoaisi alustan, jolle korkeakoulut pystyvät rakentamaan omia palveluitaan, mutta se tarjoaisi myös valmiina perusprosessit ja toiminnallisuudet. Toimintaprosessien digitalisointi ja tiedonohjauksen yhtenäiset mallit ja näiden yhteydet OPI-viitearkkitehtuuriin. Kokonaisuuden muosdostaa korkeakoulujen tiedonhallinta yleensä ja erityisesti asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi tietoteknisinä ratkaisuina tilanteessa, jossa HE 284/2018 vp Tiedohallintalaiksi muuttaa kokonaisuuden jäsennystä ja vaatimuksia.

AsianhallintaSIGin työskentelytila:  https://tt.eduuni.fi/sites/kity/asianhallinta/

Tiedonhallintalain ideamuotoilussa tunnistetut asianhallintaan liittyvät toimet:

• Asianhallintajärjestelmän, asiakirjanhallinnan ja kirjaamisen saattaminen ajan tasalle
• Sähköisen arkiston perustaminen ja käyttöönotto
• Sähköinen allekirjoitus
• Organisaatiokohtainen näkemys mitä materiaalia pitää tai kannattaa siirtää paperista sähköiseen muotoon (voimassa olevat sopimukset, …)
• Tutustu ideamuotoilun tuloksiin https://wiki.eduuni.fi/x/ioILBw  

______________________________________________________

2021-05-05 Päivitys

• Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen asiakirjahallinnan verkoston aikaisempia keskustelutilaisuuksia sähköisen allekirjoituksen teemasta (https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-99) jatketaan, ja tällä kertaa aihetta käsitellään laajasti sekä asiakirjahallinnan että muiden toimialueiden näkökulmista. Kaikki aiheesta kiinnostuneet korkeakoulujen edustajat ovat tervetulleita mukaan.
• Tulisiko perustaa korkeakouluille SIG-ryhmä (Special Interest Group) sähköisiä allekirjoituksia varten?

• sähköiset allekirjoitukset e-underskrifter 6.5.2021.pdf

2020-11-19 Ideatoimikunnan päätös arkistoinnista

• Arkistoitu: Ideamuotoilu selvensi tikettiä ja se jakautui useaan osa-alueeseen joissa työ jatkuu.

2020-03-02 Asianhallinnan ja arkistoratkaisun hankintaselvityksen (polut 4 ja 5) työstäminen jatkuu

AsianhallintaSig työvaliokunnan kokouksessa 21.1.2020 sovittiin, että asianhallinnan ja arkistoratkaisun hankintaselvityksen (polut 4 ja 5). Kalenterikutsu lähetetty poluista kiinnostuneille sekä Asianhallinta SIG työvaliokunnan jäsenille.
Ajankohta: Maanantai 2.3.2020 klo 11.00-15.00
Osoite: Tampereen yliopisto (Keskustakampus), Kalevantie 4, 33100 Tampere
Tilavaraus: Päätalo, B-siipi, 2. krs., neuvotteluhuone B211 ”Kansleri”
Koollekutsujana Laura Nykänen

Lopputulemat (Kari Kataja)

Kokouksessa todettiin, että polusta 4 eli asianhallintajärjestelmän hankintaselvityksestä olivat kiinnostuneet vain Turun ammattikorkeakoulu ja mahdollisesti Metropolia.
Polkua 4 varten on hyvä kutsua kokoon toinen kokous siitä kiinnostuneita varten. Kiinnostuneita voisivat olla edellä mainittujen lisäksi Humak, Arcada ja Novia.

Pääosa päivästä työskenneltiin polun 5 eli arkistoratkaisun hankintaselvityksen tavoitteiden asettamiseksi. Teimme seuraavat linjaukset arkistohankinnan selvitykselle:

• Tavoitteena on yhteinen kilpailutusaineisto
• Lopputuloksena kukin korkeakoulu saisi oman arkistonsa
• Alustavana ajatuksena on, että CSC olisi hankintaselvityksessä mukana
• Tarkoituksena on hankkia arkisto Seuraavin kriteerein:
  • arkistoon voisi viedä sekä pysyvästi että määräajan säilytettäviä aineistoja. Määräajan säilytettävien osalta arkistoon tulevien asiakirjojen säilytysaika olisi yli 10 vuotta. Määräajan säilytettävien aineistojen vuoksi järjestelmässä tulisi olla hävitystoiminnallisuus.
  • tavoitteena ei ole PAS-tyyppinen, pelkästään säilyttävä arkisto, vaan arkisto, jonka aineistot olisivat käytettävissä. Toki PAS-arkistoon siirrettävyys on huomioitava vaatimuksissa, samoin saapuvan aineiston konversiot PAS-kelpoisiin tiedostomuotoihin.
  • arkistoon voisi tallentaa rakenteista tietoa, erilaisia tiedostoja että metatietorakenteita.
  • arkistoon voisi viedä sekä TOS-taustaista tietoa että tietoa myös sellaisista järjestelmistä, joissa ei ole TOS-määrittelyä taustalla. Tietoa voisi tuoda esimerkiksi asianhallintajärjestelmästä, operatiivisista järjestelmistä, levynkulmilta ja sellaisista järjestelmistä, joiden käyttö on päättynyt.
  • aineisto kattaisi esim. media-aineistot, opinnäytetyöt, TKI- tai tutkimushankkeista syntyneet aineistot ja digitoidut aineistot.

Ryhmä jatkaa työstöä kevään ja kesän aikana niin, että elokuuhun mennessä on tehty suunnitelma, jota kukin organisaatio voi käyttää budjettia laatiessa. Seuraava tapaaminen on tiistaina 19.5.2020 klo 10 Aalto-yliopistossa.

Huhtikuun loppuun mennessä kaikki osallistujaorganisaatiot vievät sellaisten operatiivisia koskevat tiedot eDuuniin. Tarkoituksena on tässä kartoittaa järjestelmät, joissa säilytetään yli 10 vuotta säilytettävää tietoa ja joiden tiedot vietäisiin sähköiseen arkistoon.

2020-01-22 Kypsyystasoseuranta alkaa

Asianhallinnan tekemä kypsyystasokysely on nyt valmis julkaistavaksi.

tavoitteena on seurata kypsyystason kehittymistä puolivuosittain ja tehdä siitä raportti.

2020-01-21 Päivitys, Asianhallinta-SIG:n kokous

Asialista:

• Asianhallinta- ja arkistointiratkaisujen hankintaselvitys (polut neljä ja viisi)
  • Mari Pehkonen: Yliopistojen arkistoratkaisun kilpailutusprosessin esittely
  • Mitä ilmeisimmin samansisältöinen informatiivinen ja tiivis esittely, joka on pidetty myös ideatoimikunnalle.
  • Keskusteltiin jonkin verran polkujen 4 ja 5 yhdistämisestä. Lopputuloksena ne kuitenkin pidetään erillään.
  • Korkeakouluilla on tunnetusti selvästi erilaiset tarpeet. Selvästi enemmän kiinnostusta on arkistonhallintaratkaisuun kuin asianhallintaan, joka suurella osalla jo on.
  • Keskustelun jälkeen samankaltaisesta ratkaisusta kiinnostuneet päättivät kokoontua Tampereella (ajankohta ja paikka on vielä haussa).
• Kysely korkeakoulujen tiedonhallinnan ja asianhallinnan kypsyystason määrittelemiseksi – mikä on kyselyn tilanne ja milloin kysely lähetetään?
  • Kysely on lähes valmiina ja löytyy asianhallinta SIG:n työtilasta. Se on jaettu viiteen erilliseen kokonaisuuteen lähtien tiedonhallintalakiin valmistautumisesta.
  • Valmistelijat lähettävät sen SIG:n kautta piakkoin eteenpäin.
• AMKien tos tehtäväluokituksen päivitystilanne lyhyesti
  • Ei ehditty käsitellä
• Työvaliokunnan toiminnan organisoituminen.
  • Seuraava kokous päätettiin järjestää 12.3. klo 13.00.

2019-12-11 päivitys

Tiedonhallintalain ideamuotoilussa tunnistettu asianhallintaan liittyviä toimia, jotka linkittyvät asianhallinta, tiedonohjaus ja arkistointi - ideamuotoilun polkuihin 4 ja 5. Polkuihin on jo kerätty kommentteja ja kiinnostuneita henkilöitä korkeakouluista, listattuna Eduuni-työtilassa https://tt.eduuni.fi/sites/kity/asianhallinta/**

Polku 4 - Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys

Polku 5 - Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys

Tiedonhallintalain voimaantulon myötä ajankohtaista vuonna 2020 on nykytilan tunnistaminen, resurssien osoittaminen ja henkilöstön koulutus ja vuosina 2021-2022 asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkistoinnin saattaminen ajantasalle.

 

2019-10-08 AsianhallintaSIGn työvaliokunnan järjestäytymiskokous

SIGin toiminta on lähtenyt käyntiin tvk:n muodostamisella ja vastuiden jaolla sekä pienryhmien käynnistämisellä.

Toiminta jatkuu em. eeduni-työtilassa.

2019-06-13 Ideatoimikunnan kokous

Tiedotettiin, että järjestäytymiskokouksessa työvaliokunta on varannut kokousajat syksylle, muutaman kokonaisuuden edistämisestä on vielä sopimatta ja työvaliokuntaa toivotaan asian edistäjäksi.

 

2019-05-29 Ideatoimikunnan kokous

1-2-3 polkujen työvaliokunnan kokous 29.5. AAPA ja FUCIO pääsihteereiden vetämänä. CSC on nimennyt edustajakseen Walter Rydmanin ja yliopistoedustajia on tiedossa kaksi. Asian seuraamista jatketaan 13.6. ideatoimikunnan kokouksessa.

 

2019-05-29 klo 9-10 työvaliokunnan järjestäytymiskokous

TVK:n kokoonpano on toistaiseksi hyvin AMK-painotteinen. Vain yksi yliopistoedustaja.

FUCIOlta tiedusteltu osalllistujaa TVK:aan. Myöskään CSC:n edustajaa ei ole koko asianhallinnan aihealueessa mukana missään roolissa.

 

2019-05-23 haetaan asianhallinta- ja arkistojärjestelmän selvitysprosesseille kokousaikaa

Kysytty halua johtaa tai ainakin kokousaikaa näille kahdelle prosessille. Kokoukset mahdollisesti jo ennen kesälomakautta.

Lähtökohtaisesti prosessin vetäjät saisi tulla asiantuntijapuolelta. Arkiston kohdalla ehdotettu AMK-vetoisuutta.

 

2019-05-16 Ideatoimikunnan kokous

Polkujen 1-2-3- osalta työvaliokunnan järjestäytymiskokous sovittu, https://wiki.eduuni.fi/x/tylLBg 

Keskustelussa todettiin:

• Alkuperäisestä viidestä polusta siirrytään kolmeen polkuun: 1-2-3 / 4 / 5
• Työvaliokunta muodostaa alatyöryhmä eri polkujen työstöön
  • Yliopisto- ja CSC-edustus puuttuvat vielä, tavoitteena saada koko korkeakoulusektori kattavasti mukaan
• Myös asianhallinnan järjestelmän ja arkistojärjestelmien ryhmien koolle kutsuminen on mukana suunnitelmissa
• Todettiin, että tämänkin yhteistyömuodon edistymisessä Ideapankki-toiminnalla on ollut merkittävä rooli

 

2019-05-13 Työvaliokunnalle (polku 123) haetaan kokousaikaa

Tavoite on siirtää käytännön toiminta työvaliokunnan harteille. Työvaliokunnalle kartoitetaan kokousaikaa touko-kesäkuun taitteeseen.

 

2019-04-11 Ideatoimikunnan kokous

Osallistujia kerätään mukaan toukokuun alkuun saakka, tällä hetkellä ilmoittautuneita on jo kiitettävästi. Seruraavaksi tiedustellaan kiinnostuneita henkilöitä perustettaviin työvaliokuntiin, joille asioiden vetovastuu siirretään. 

• Todettiin, että tiedonhallintalain muutokset tulee huomioida. Työvaliokunta polkujen 1-2-3 osalta auttanee jäsentämään tätä.
• 3.4. verkkokokouksen jälkeen saatu tieto, että kansallisarkisto rakentaa pitkäaikaissäilytyksen ohjeistusta uudelleen AMKeille
  • Diakilta tiedusteltu TKI-puolen verkostoa ja asiantuntijoita ohjeiden täsmentämiseen

Asia nostetaan toukokuun ideatoimikunnan kokoukseen.

 

2019-04-03 Verkkokokous asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin eri polkuihin osallistumisesta kiinnostuneille korkeakouluille

• Alustavan kartoituksen pohjalta oli löydettävissä polkujen 1-2-3 pohjalta yhteinen nimittäjä
• Kokouksessa todettiin, että polut 4 ja 5 (asianhallinta- ja arkistointijärjestelmät) ovat omat hankkeensa ja voidaan toteuttaa eri rytmissä.
• Päätettiin perustaa ”Työvaliokunta” joka koordinoisi ja käynnistäisi kohtien 1-2-3 ympäristö- ja kartoitustyön sekä muodostaisi tarvittavat alajaostot tiedonohjaussuunnitelman tarkistuslistan koostamiseksi.
• Jatkovalmistelua ryhmiin sijoittumisiksi ja konkreettisen työn käynnistämiseksi
  tehdään FUCIO:n ja AAPA:n sekä 3.4. kokoukseen osallistuneiden kautta. Tätä varten perustetaan sähköpostilista, jolle aiheesta kiinnostuneet voivat ilmoittautua: Asianhallinta: postilista ja kiinnostuksen kohteet
• Korkeakouluilta tiedustellaan tarkemmin mm. asianhallinta/arkistointijärjestelmän road-map-tilannetta omassa korkeakoulussa ja mahdollista osallistumista työvaliokuntaan

Suora linkki kokouksen muistioon: https://wiki.eduuni.fi/download/attachments/98075481/20190403_Asianhallinta_muistio.pdf?version=5&modificationDate=1554302751740&api=v2 

Kokouksen asialista: https://wiki.eduuni.fi/x/WYPYBQ 

 

2019-03-28 Ideatoimikunnan kokous

AAPA ja FUCIO selvittävät 1.4. mennessä korkeakoulukohtaisesti halukkuutta osallistua eri polkuihin. Eri polkuihin osallistumisesta kiinnostuneille järjestetään verkkokokous 3.4. klo 10.

• Verkkokokous on avoinna kaikille korkeakouluille ja kaikille asianhallinnan, tiedonohjauksen, sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin asiantuntijoille
• Tilaisuus on yhteistilaisuus, mutta jatkossa osallistujat jaetaan asiantuntijaryhmiksi polkujen mukaisesti. Ehdotettiin mahdollisuutta, että jatkotyöstössä yhdistellään eri poluille ilmoittautuneita asiantuntijoita, esimerkiksi 1-2 ja 4-5 polut yhdistäen
• Todettiin, että olisi hyvä saada usealta korkeakoululta osaamista eri polkuihin, toistaiseksi vain yksi korkeakoulu on ilmoittanut mahdollisuudesta myydä omaa osaamistaan. Ne korkeakoulut, joilla on kehitystyö tämän osalta käynnissä voisivat pohtia omien kokemustensa jakamista tämän asiantuntijayhteistyön nimissä.

 

2019-03-05 Webinaari asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuuksista korkeakouluissa

• Jatkotoimet:
  • Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen tietohallinto- ja it-johdon verkostot AAPA ja FUCIO selvittävät korkeakoulukohtaisesti halukkuutta osallistua eri polkuihin 1.4. mennessä (selvitystilanne: Asianhallinta_kysely.xlsx)
  • 3.4. klo 10 webinaari osallistumisesta kiinnostuneille
  • Kiinnostuneiden kesken selvitetään, mitä tehtäisiin, mitä maksaa, olisiko asiantuntijoita käytettävissä
  • Hyödynnetään tarvittaessa korkeakoulujen ja CSC:n kaksisuuntaista puitesopimusta järjestämiseen
• Webinaarin tallenne on kuunneltavissa täällä: https://connect.funet.fi/pcb3qjvmltu2/
• Esittelymateriaali: Ideamuotoilu Asianhallinnan jne CSCIDEAPANKKI-2 lopputulos.pptx
• Webinaarista annettu palaute: https://www.mentimeter.com/s/700d046b6153ea89bf21d23a3889422e/90db21b5f3dc
• Päättyneen Ideamuotoilun työryhmän materiaalit: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B
   

2019-02-28 Ideatoimikunnan kokous

• Ideamuotoilun tuloisten esittely avoimessa webinaarissa tiistaina 5.3.2019 kello 11-12 Funet Tiimi -palvelussa, osoitteessa https://connect.funet.fi/synergia/ (Adobe Connect). Webinaari tallennetaan ja on myöhemmin julkisesti saatavilla osoitteessa https://wiki.eduuni.fi/x/QkZXBQ
• AAPA-verkosto laatii yhteistyössä FUCIO:n ja CSC:n kanssa ehdotuksen jatkotoimista
• Palaute Ideamuoitoiluun osallistuneilta: Palaute Ideamuotoilusta
• Todettiin ideamuotoilusta kerätyn palautteen olleen yleisesti hyvin positiivista, ja työhön oltiin tyytyväisiä. Kehityskohteina mahdollisia seuraavia ideamuotoiluja varten nostettiin selkeämmät ja aukikirjoitetut perustelut miksi joitain osa-alueita on päätetty jättää ideamuotoilun ulkopuolelle (sähköinen allekirjoitus) sekä odotustenhallinta. Työn etenemistä ja tuloksia saatetaan katsoa eri näkökulmilta riippuen onko itse osallistunut ideamuotoiluun, ja todettiin, että vastaavnlainen kysely olisi hyvä toteuttaa myös tiedon "loppukäyttäjille" korkeakouluissa. Kysely tullaan toteuttamaan webinaarissa 5.3. Ideatoimikunta esittänyt toiveen, että etenkin polun 3 "tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys" edistämiselle ja seuraamiselle olisi hyvä muodostaa erillinen yhteistyöryhmä.
• Ideamuotoilun edelleen kehittäminen? https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-47
• Rehtori Taatila esitti etenemisestä toiveen, että polkujen 1 ja 2 jatkotyöskentely tulisi käynnistää mahdollisimman pikaisesti

2019-02-14 Ideatoimikunnan kokous

• Ideamuotoilun lopputulos: Ideamuotoilu Asianhallinnan jne CSCIDEAPANKKI-2 lopputulos.pptx
• Työn välituotokset ja työstömateriaalit saatavilla työryhmän työalueella: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B 
• Ideamuotoilu ja siinä käytetty työtapa koettiin onnistuneeksi, työryhmän työskentely sujunut hyvin, osallistuminen korkeakoulujen osalta oli runsasta ja aktiivista.
• Materiaali täydentyy piakkoin loppuraportilla. Lisäksi ideamuotoiluun osallistuneille järjestetään palautekysely toiminnan jatkon tueksi. Nyt esiteltiin lopputulokset (ks. liite CSCIDEAPANKKI-2 lopputulos.pptx)
• Ideamuotoilun lopputulokseksi muotoutui viisi polkua, jotka eivät ole kronologisia tai toisistaan riippuvaisia (kalvoilla). Jokainen korkeakoulu voi valita itselleen tärkeimmät kokonaisuudet, joiden esiselvitykseen haluaa osallistua. On myös mahdollista olla osallistumatta mihinkään. Organisaatioiden tulisi miettiä millaista ja mihin tarpeeseen asianhallintajärjestelmää tarvitaan.

• Aikatauluna pyritään jokaiselle polulle muodostamaan esiselvitysryhmät kevään aikana. Päätettiin, että tietoisuuden levittämiseksi kaikille tarpeellisille kohdeyleisölle järjestetään 5.3. klo 11-12 webinaari, joka nauhoitetaan ja laitetaan yleiseen jakoon. Webinaarissa esitellään onnistunut ideamuotoiluprosessi.

• • Taatila / TurkuAMK: Selvitettävä toimintatavat etenemisen kartoittamiseksi, kaikille poluille on löydyttävä vastuutahot. Ehdotuksena että UNIFI ja ARENE voisivat määrittää polkujen 1-3 vastuutahot ja CSC voisi ottaa roolia polkujen 4-5 suhteen. 
• Seuraavassa ideatoimikunnan kokouksessa 28.2. arvioidaan ideamuotoilun prosessia kerätyn palautteen pohjalta.

2019-01-17 Ideatoimikunnan kokous

Ideamuotoilulla tavoitellaan keskeisempien esiselvityskohteiden tunnistamista. Kokouksessa käytiin läpi ideamuotoilun tavoitteet (2019-01-17_Ideamuotoilu.pptx) sekä työn eteneminen ja rountable työkalun esittely (Sofigate). Ideamuotoilun työryhmän työskentelyalustan näkyvyys on rajattu, mutta lopputulos tulee olemaan kaikille avoin. Aapa- ja Fucio-verkostot määrittävät ideamuotoilun rahoituksen muodot.

Keskustelussa todettiin, että asianhallinta, tiedonohjaus, sähköinen allekirjoitus ja arkistointi ovat kaikille korkeakouluille ajankohtaisia kehityskohteita. Näihin liittyvien asioiden edistäminen ei kuitenkaan ole korkeakoulujen ydintehtäviä ja ymmärrys juridisesta toimikentästä on usein rajallinen. Työryhmä on tietoinen ja seuraa tiedonhallinlain valmistelua.

 

2019-01-11 Päivitys

Työryhmän työ käynnistyy 17.1. etäkokouksessa. Työryhmän jäsenet: Patrik Maltusch  Aalto-yliopisto, Kari Kataja  HAMK, Vilho Kolehmainen Metropolia, Susanna Kokkinen Aalto-yliopisto, Jenni Sorvisto TAY, Mirja Nojonen JAMK, Erja Mesikämmen DIAK, Jarmo Jaskari SeAMK, Marko Leinonen  LY, Laura Kinnunen LapinAMK, Riikka Heikkonen HY, Markus Häkkinen XAMK, Vesa Taatila TuAMK, Anne Ala-Kallaanvaara HY, Nina Laukkanen Sofigate

Työryhmän sivu: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B 

 

2018-12-13 Ideatoimikunnan kokous

Sovittiin esiselvityksen kokousajoista ja kalenterikutsujen lähettämisestä, toimikunnan jäsenet nimeävät esiselvitykseen osallistuvat asiantuntijat. Konsulti saatu tarjous jaetaan ideatoimikunnan jäsenille.

Wikisivu etenemiselle ja työstöön osallistuvien asiantuntijoiden listaus: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B 

 

2018-12-05 Päivitys 

Valtioneuvosto käsittelee 5.12. yleisistunnossaan Hallituksen esitystä eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi.

 

2018-11-29 Ideatoimikunnan kokous

Päätös: sähköisen asianhallinnan kokonaisuutta lähdetään esiselvittämään konsultin avulla ketterien kokeilujen kaistalla, kaikkien korkeakoulujen maksamana yhteispalveluna.

Esiselvityksen tuloksena on tunnistettu mahdollisesti selvitettäviä ratkaisukokonaisuuksia, joiden edistämiseen halukkaat korkeakoulut voisivat sitoutua. Aloitetaan työstö roundtable-työkalun avulla tammikuussa 2019, ja sovitaan sitä ennen aikataulu etenemiselle ja kerätään tieto mahdollisista osallistujista ja kontaktoidaan heidät. Yhteispalvelumallin kustannusten jakamista varten CSC tuottaa ehdotuksia rahoitusmallista ja kustannusten jakautumisesta korkeakouluittain, jotta verkostot voivat keskustella näistä alkukevään kokouksissaan ja saada valtuutukset kustannuksille.

 

2018-11-19 Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous

Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä käsitteli luonnosta tiedonhallintalaista ja suurta määrää siitä annettuja lausuntoja kokouksessaan. Lainsäädännön uudistamisen tavoitteena on varmistaa tietojen monipuolinen, sujuva ja turvallinen hyödyntäminen julkisissa palveluissa ja viranomaisten toiminnassa, joten siinä on paljon yhtymäpintoja myös suoraan tiedonohjaukseen ja asianhallintaan. Lausuntojen perusteella arkistointia koskevat säännösehdotukset päädyttiin kuitenkin rajaamaan nyt lainsäädännön uudistamisen ensimmäisessä vaiheessa pois, jotta laki voisi ylipäänsä tulla hyväksytyksi nykyisellä hallituskaudella. Asiasta syvemmin VM:n tiedotteessa https://vm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/uudella-tiedonhallintalailla-selkeytetaan-tiedonhallinnan-saantelya. Asiaan palattaneen myös arkistoinnin sääntelyn osalta viimeistään ensi hallituskaudella.

 

2018-11-15 Ideatoimikunnan kokous

Päätös: Asiaa lähdetään esiselvittämään yhdessä ketteränä kokeiluna. Seuraavaan Ideatoimikunnan kokoukseen CSC selvittää konsultin saatavuuden ja hahmottaa ehdotukseksi mallin korkeakoulujen kustannusten jyvittämiseen. Seuraavassa ideatoimikunnan kokouksessa esitellään ehdotus esiselvityksen tavoitteiksi. 

Ehdotettiin esiselvitettäväksi ketterien kokeilujen kaistalla. Käsitteiden määrityksissä ja idean tarkennuksessa ehdotettiin hyödynnettäväksi konsultin apua ja esim. round table -metodia, jota ideapankin toimintamallin luomisessakin keväällä 2018 hyödynnettiin. Ehdotus hyväksyttiin.

Ideatoimikunta totesi, että osallistujia esiselvitykseen tulisi saada kokonaisarkkitehtuuriosaajista, asianhallinnan osaajista ja liiketoiminnan kehittäjistä sekä johdosta.                                           

Turun ammattikorkeakoulun rehtori on tiedustellut ammattikorkeakoulujen keskuudesta kiinnostusta yhteiseen esiselvitykseen, ja kokoushetkellä alustavasti kiinnostuneita korkeakouluja oli 11.

 

2018-10-18 Ideatoimikunnan kokous

• Ideatoimikunta on yksimielinen sähköisen asianhanllinnan, arkistoinnin ja pysyvän säilytyksen yhteinen viitearkkitehtuurin tarpeesta: tarvitaan yhteistä kieltä ja jäsennyksiä siitä, mitä asiaan liittyy. 
• Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä käsitellee luonnosta tiedonhallintalaista ja siitä annettuja lausuntoja 19.11.2018 kokouksessaan. Tiedonhallintalaista tulevia linjauksia tulisi huomioida myös mahdollisessa sähköisen asiakirjanhallinnan esiselvitysvaiheessa. Korkeakoulujen tietohallinto ja ICT-ohjausryhmä voisi olla oikea taho ottamaan tämän idean omakseen yhteisten kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmänä.
• Usealla korkeakoululla on parhaillaan suunnitteilla tai jo käynnissä kilpailutuksia uusien työkalujen hankkimiseksi.
• JAMK:n Mirja Nojosen toteuttaman selvityksen (liitteenä) osalta AAPA-pohtinut kokouksessaan 11.10. selvitysvastausten tarkempaa läpikäyntiä korkeakoulukohtaisen tilannekuvan muodostamiseksi.

 

2018-10-10 päivitetty tieto

Ideapankkiin lisätty samasta aiheesta idea: "Kaikki korkeakoulut tarvitsevat asianhalintaa ja vaatimukset monelta osin ovat yhtenäiset. Asianhallinta-alusta tarjoaisi alustan, jolle korkeakoulut pystyvät rakentamaan omia palveluitaan, mutta se tarjoaisi myös valmiina perusprosessit ja toiminnallisuudet." Suljettu tuo duplikaatti-tiketti, ja päivitetty tämän tiketin tietoja.

 

2018-05-08 Ideatoimikunnan kokous

Tarvitaan lisätietoa ideatoimikunnan ehdotusta varten.

 

2018-04-30: Valmistellaan 8.5.2018 varten

• https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-2
• Mukaan tiedot AAPAn taustaselvityksestä 
• Mukaan tiedot AAPAn Joensuun talviseminaarissa esitetyistä taustoista ja tiedoista 
• Tähän liittyy
  • Tämä LUC:n ehdotus CSCIDEAPANKKI-2
  • FUCIO:n ja OHA-forumin kokouksessa esitetty CSCIDEAPANKKI-18 
  • Sekä CSCIDEAPANKKI-5
  • Aapan puolesta JAMK:lla selvityksessä oleva ammattikorkeakoulujen yleinen tarve sähköisen asianhallinnan ja digitaalisen arkistoinnin ratkaisuista (Ari Ilkka, JAMK; Jaakko Riihimaa, Haaga-Helia)
  • UX-korkeakoulujen osalta Itä-Suomen yliopiston johdolla oleva arkistojärjestelmän hankinta (Juha Eskelinen, UEF)

Toimintaprosessien digitalisointi ja tiedonohjauksen yhtenäiset mallit ja näiden yhteydet OPI-viitearkkitehtuuriin. Samoin digitaalinen asiakirjahallinto, kehittynyt sähköinen allekirjoittaminen ja sähköinen asiointipalvelun kehittäminen.

Tarve:

Jokainen AMK toteuttaa tällä hetkellä itse asianhallinnan ja toimintaprosessiensa digitalisointia pienillä resursseilla, joten konsultointiapu olisi tarpeen. Kaikilla AMKeilla on sama tarve, koska Kansallisarkiston seulontapäätös AMKeille 09/2017 ohjaa asiankäsittelyä ja asiakirjatietojen säilyttämistäkin Sähke2-sertifioituihin asianhallinnan järjestelmiin. Digitalisaatio edellyttää myös asianhallintaan ja suomi.fi-palveluun kytkettyä sähköistä asiointipalvelua ja kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta.

Loppukäyttäjä:

Opiskelijat, AMKin henkilökunta, Ulkoiset sidosryhmät, Sopimusosapuolet 

Aikataulu:

2Q/2019

Työaika-arvio:

Haastava

Kustannusarvio:

Merkittävä

Idean ehdottaja:

Aino Piirainen ja Laura Kinnunen Lapin AMK, asianhallinta

Kannatus:

1