Tutustu Ideapankki-palveluun osoitteessa ideapankki.csc.fi

Idea: Tarve ratkaisulle etävalvottuihin tentteihin - proktorointiohjelmisto

Ohjausyhteistyö: OHA-forum, Ammattikorkeakoulujen opintohallinnon verkosto (amk-OHA)

• Idea kuvaus
• Kuvauksen jälkeen tilannetietoja
• Ideaan liitettynä myös ohjeluonnos etätentin valvonnan järjestämiseen korkeakouluissa sekä pohjaa tietosuojaa koskevaan vaikutustenarviointiin

Idean kuvaus

Koronan aiheuttamassa poikkeustilanteessa opettajia on ohjattu käyttämään kurssiensa perinteisten tenttien tilalla valvomattomia verkkotenttejä tai arvioimaan opiskelijoiden osaamista muilla arviointimenetelmillä. Aina tämä ei ole mahdollista; osa kursseista (esim. lääkelaskut) on mielekkäintä suorittaa etävalvotulla tentillä. Siksi tarpeena on saada proktorointiohjelmisto käyttöön tukemaan  sellaisia etätenttejä, joita ei voida muulla tavoin luotettavasti toteuttaa.

Koronatilanteessa tarve on kansallinen ja mitä todennäköisimmin tarve jatkuu myös etäopetus- ja -opiskelutilanteen jälkeen. Järjestelmävaihtoehtoja on selvitetty ainakin Aallossa ja Jyväskylän yliopistossa. Sen sijaan, että useassa korkeakoulussa käytettäisiin rinnakkaisesti aikaa saman asian tutkimiseen, olisi mielekästä tehdä selvitys kansallisesti keskitetysti ja koordinoidusti.

Ratkaisuna proktorointiohjelmistolla tarkoitetaan verkko-oppimisympäristön (lähinnä Moodlen) maksullista lisäpalvelua. Proktorointiohjelmisto valvoo opiskelijan tenttisuoritusta, usein tarkkailemalla webbikameraa, mikrofonia, tietokoneen näyttöä, verkkoliikennettä ja/tai näpyttelyfrekvenssiä ja tallentaa nämä tiedot tyypillisesti pilvipalveluun. Lisäksi ohjelmisto tuottaa opiskelijan tenttisuorituksesta opettajalle koosteen. Palveluntarjoajia on useita ja koronan aiheuttamassa tilanteessa palvelut ovat erittäin suosittuja. Kaikki tuotteet eivät sovellu suomalaiseen toimintakontekstiin.

Aallon esiselvityksessä on tavattu kolme toimittajaa: ProctorExam, ProctorFree ja Proctorio. Näistä Proctorio vaikuttaa potentiaaliselta ja sopivalta Aallon tarpeisiin. Samaista Proctoriota on testattu myös joissain muissakin korkeakouluissa. Se on Moodleen LTI:llä kytkettävissä ja he suosittelevatkin käyttöä Moodlen kautta. Opettajat ja opiskelijat käyttävät järjestelmää Quiz-aktiviteetin kautta. Järjestelmä voi tallentaa tentistä audion, videon, näytön (screen capture), näppäilydataa (ei sisältöjä), verkkoliikenteen ja tenttitilan, kunkin opettajan valinnan mukaan. Opettajalle valvonta tuottaa tallenteesta aikajanan, johon on merkattu ongelmakohdat, joten opettaja voi katsoa tallenteesta vain haluamansa kohdan. 

Proctorion tukemia käyttöjärjestelmiä ovat Windows, iOS, Linux sekä Chrome OS. Palvelu toimii vain Chrome-selaimella. Palvelun käyttöön tarvitaan vain selaimeen liitettävä selainlaajennus, joten opiskelijan ei tarvitse asentaa omalle koneelleen erillistä ohjelmistoa. 

Vertailun vuoksi: Proctorfree ei tue Linuxia, mikä on Aallossa ongelma, ja sen palvelimet ovat toistaiseksi USAssa. Sen tuettu selainvalikoima olisi FireFox, Chrome, Safari ja Edge. Se edellyttää myös opiskelijan asentavan omalle koneelleen lisäosan.

Kaikissa, toiminnallisuuksiltaan laadukkaissa järjestelmissä on ongelmia, jotka toistaiseksi estävät pilotoinninkin. Siksi on selvitettävä vähintään palvelinten sijainti, tietojen tallennuspaikka, tietoturva ja opiskelijoiden oikeusturva, sekä toki sopimus ja DPA kunnossa.

Tilannetietoja ja päivityksiä Ideaan liittyen

2023-04-27 Tilannetietoa:

• Laurea ei järjestä proktorointipalvelusta kansallista kilpailutusta.
• Idea tarvitsee uutta edistäjää / ideoita edistämistavasta.

2022-09-07 Tilannetietoa:

• Projektia ei olla käynnistämässä tämän vuoden puolella. Tällä hetkellä näyttää siltä, että projektin osalta edetään ensi vuonna (syksy 2023).

2022-05-12 Tilannetietoa:

• Laureassa käyty läpi kevään aikana etätenttivalvonnan riskejä sekä vaikutusten arviointia. Arvioinnin lopputulemana päädytty ratkaisuu, ettei ennakkokuulemispyyntöä tehdä TSV:n toimistolle. Perusteluna tähän on se, että sovituilla toimenpiteillä uskotaan saatavan alennettua riskejä riittävällä tasolla.

2022-03-25 Tilannetietoa:

• Laurea-ammattikorkeakoulu jatkaa riskien ja vaikutusten arviointityötä

2021-11-10 Tilannetietoa: kilpailutusvalmistelujen keskeyttäminen toistaiseksi

Tietosuoja-asioiden selkeyttämiseksi olemme päättäneet keskeyttää verkkotenttivalvontaohjelmiston kilpailutusvalmistelut toistaiseksi. Tähän mennessä kertyneen materiaalin ja keskustelujen pohjalta on järkevää jatkaa vielä tietosuoja-asioiden selvittämistä. Mielestämme tämä vaatii vielä aikaa ja perinpohjaista selvitystyötä. Hankinta on tavoitteena toteuttaa kuitenkin vuoden 2023 aikana.

Olemme sopineet tietosuoja-aiheisen keskustelutilaisuuden järjestämisestä ke 24.11. klo 9–10.30, jonka aiomme toteuttaa seuraavan vaiheen (TSV-lausunnon) valmistelua varten. Olemme Laureassa tehneet tietosuojariskien kartoitusta sekä vaikutusten arviointia, joiden pohjalta keskustelua voidaan jatkaa. Mikäli teillä on mielenkiintoa osallistua tietosuojakeskusteluun, niin Ilmoitattehan siitä Hanna Kuitolle Laureaan, ** niin jaamme linkin tilaisuuteen.

Toivomme tilaisuuteen paikalle kustakin osallistuvasta korkeakoulusta tietosuojavastaavat. Jaamme tilaisuudesta kirjattavat muistiinpanot osallistujien kesken. Tämän keskustelutilaisuuden pohjalta valmistelemme selvityksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Saamiemme tietojen mukaan TSV:n vaste-ajat ovat noin 8-12kk, joten selvityspyyntö viimeistellään alkuvuodesta 2022. Alustavana aikatauluna selvityksen valmistelulle:

• Yhteinen työstö:                            joulu-tammikuu
• Lähetys TSV:n toimistoon:           31.1.2022 alkavalla viikolla.

2021-09-17 Tilannetietoa aikatauluun liittyen, Huom! muutokset mahdollisia

Alustava aikataulu

• 9 – 11 / 2021 Materiaalien työstäminen ja luonnostelu (Laurea)
• 11 / 2021 Materiaalien kommentointi ja lisävaatimusten/-ehtojen lisäykset 11 /2022 (kaikki korkeakoulut)
• 11 / 2021 Teknisen vuoropuhelun käynnistäminen potentiaalisten tarjoajien kanssa marraskuun lopussa (Laurea)
• 12 / 2021 Sitoutuminen hankintaan per korkeakoulu 31.12.21 mennessä (korkeakoulut)
• 1 / 2022 Tarjouspyynnön julkaisu tammikuussa (Laurea)
• 2 / 2022 Tarjousten tarkastus ja vertailu sekä hankintapäätös helmikuussa (Laurea)
• 3 / 2022 Sopimukset tavoitteena allekirjoittaa maaliskuussa (Laurea ja sitoutuneet korkeakoulut)
• 4/ 2022 Käyttöönotto (sitoutuneet korkeakoulut)

2021-08-19 Verkkovalvontaohjelmiston markkinakartoitus -tilaisuus, Laurea

• Tapahtuman materiaalit ja tallenteen linkki: hanna.kuitto at laurea.fi

2021-05-06 Ideatoimikunnan kokous

• Ehdotus: todetaan, että esiselvitetty asia etenee toteutukseen Laurean palvelukehityslinjalla
• Laurea aloittamassa proktorointiohjelmiston markkinakartoitusta ja kilpailutusta, esitelty kiinnostuneille webinaarissa 19.4.2021
• Korkeakoulujen tulee ilmoittaa 4.6.2021 mennessä, jos he haluavat olla mukana yhteishankinnassa.

2021-04-19 Huomioita Laurean webinaarista (esitysmateriaali alempana liitteenä)

• Laurea on aikeissa hankkia ratkaisun etätenttien valvontaan.

• Kilpailutuksen kohteena on verkkotenttien valvontaan tarkoitettu valmisohjelmisto. Hankinta sisältää ohjelmistopalvelun käyttöönoton sekä tuki- ja ylläpitopalvelut.

Aikataulusta

• Korkeakoulujen tulee ilmoittaa 12.5.2021 mennessä, jos he haluavat olla mukana yhteishankinnassa.
• Huhtikuussa 2021 kuvataan hankinnan kohde ja tehdään vaativuusmäärittely; heti tämän jälkeen tehdään markkinatutkimus. Tätä seuraavat toimittajien ratkaisuesittelyt toukokuussa.
• Tekninen vuoropuhelu olisi syyskuussa, kilpailutuksen julkaisu lokakuussa ja tarjousten vertailu ja arviointi marraskuussa 2021. Käyttöönoton suunnittelu ja aikataulutus olisi puolestaan joulukuussa 2021.

Keskustelussa sivuttiin tietosuojaa, hankinnan kustannuksia ja hankinnan aikataulua - erityisesti sitä, milloin korkeakoulujen tulee ilmoittaa halukkuudestaan olla mukana hankinnassa.

2021-04-19 Webinaari proctorointi-ohjelmiston hankkimisesta

• Laurea järjestää webinaarin ma 19.4.2021 klo 14:30-15:30
• Laurea-ammattikorkeakoulu tarjoaa tietyin reunaehdoin muille korkeakouluille mahdollisuutta liittyä mukaan hankintaan. Yhteistyöllä tavoittellaan toimittajille houkuttelevaa volyymiä ja sitä kautta matalampia yksikkökustannuksia.
• Asiaa käsitellään 19.4. järjestettävässä videoneuvottelussa. Tarkemmat tiedot Laurean tietohallintojohtajalta, Kimmo Pettiseltä.

2021-04-08 Päivitys

• Laurea aloittamassa proktorointiohjelmiston markkinakartoitusta ja kilpailutusta
• Alkuvuodesta tehdyn pikakyselyn pohjalta kiinnostusta yliopistosektorilla on JY:n, Aallon ja HY:n osalta
• Yliopistojen edustajat tavanneet viime vuonna norjalaisia. Norjassa käytössä laajasti UNIT–organisaation (paikallisen OKM:n tukema yksikkö) kautta tanskalaisessa yliopistossa kehitetty UNIwise

2021-03-11 Ideatoimikunnan kokous

• Tutustuttiin Laurean tekniseen toteutukseen ja prosessiin etävalvottuihin tentteihin liittyen.
  Laurean edustajat tarjoituivat ystävällisesti opastamaan korkeakouluyhteisön sisällä mahdollisissa kysymyksissä.
• Materiaaleja voi jakaa yhteiseen käyttöön korkeakouluyhteisölle rajattulla sivulla: https://wiki.eduuni.fi/x/XxF6Cw
• Todettiin, että proktoroinnin käytön mahdollisuudet ovat erilaisia tapauksesta riippuen (vrt. valintakokeet ja osaamisen osoittamisessa tenteillä)

2021-02-11 Päivitys

• Sovittiin kutsuttavaksi Laurean edustajat 11.3. kokoukseen ja Siissalo kysyy Laura Karppisen (HY) mukaan edustamaan juridiikan näkökulmaa.

2021-01-28 Tilannetieto

• OHA-forumin perustaman etäopetuksen tietosuojaryhmän tuottamat tenttien etävalvonnan pikaohje ja etävalvonnan riskiarviontipohja on lisätty vaatimuksenmukaisuus ja korkeakoulut -haaraan korkeakoulujen ja CSC:n yhteistyöalueelle, korkeakouluyhteisölle rajatulle sivulle: https://wiki.eduuni.fi/x/XxF6Cw 
• Laurea etenemässä proktorointipalvelun kanssa, tiedotetaan asian etenemisestä 11.2. kokouksessa.
  Riihimaa tarkistaa Laurean tilanteen.

2021-01-20 Päivitys Aallon suunnasta

•  Meillä ei ole valintakokeissa tarvetta proktorointi ohjelmalle (Aalto / Jyrki Koski)

2021-01-08 Tilannetieto

• Suositus keväällä 2021 yliopistojen valintakokeissa käytettäviksi digitaalisten kokeiden järjestelmiksi ( https://wiki.eduuni.fi/x/WRgpCw ) yhdessä muiden teknisten suositusten kanssa menevät koulutusvararehtorien käsittelyyn ke 20.1.2021
• Suositus ei ota kantaa proktorointiohjelmistoihin

 

2020-12-17 Ideatoimikunnan kokous

• Korkeakoulut linjasivat etätenteistä: etävalvontaa voi käyttää tarkoin reunaehdoin https://www.oulu.fi/yliopisto/uutiset/linjaukset-etatenteista
• Idea jää esiselvityksessä-tilaan

2020-12-01 https://www.oulu.fi/yliopisto/uutiset/linjaukset-etatenteista

2020-11-19 Päätettyä

• Yliopistojen Valintakoe 2021-ryhmä on olemassa ja siellä IT-sektorilta Christa Winqvist (FUCIO) ja Teo Kirkinen (HY)
• Christasta tehtiin Reporter aiheelle. Varalla Teo.
• Etävalvottu tentti on yksi teknologiaselvityksne kohde, vaikka toisissa yliopistoissa juristit eivät sitä sallikaan. 
• AMK-sektori pidetään asiasta ajantasalla

 2020-11-04 Tuote-esittely (Proctortrack/Verificient) HY:lle ja EXAM-konsortiolle

• Moodleen LTI:llä kytkettävä etävalvontajärjestelmä, jossa eri tason proktorointia
• Tuote: https://www.proctortrack.com, toimittaja Verificient
• Muistio tiketin liitteenä

2020-10-13 Korkeakoulujen hyödynnettäväksi ohjeluonnos etätentin valvonnan järjestämiseen korkeakouluissa sekä pohjaa tietosuojaa koskevaan vaikutustenarviointiin:

• 20200910_Tentin_etavalvonnan-pikaohje.docx
• 20200910_Etavalvonnan-riskiarvointipohja.docx
• 20200910_Etavalvonnan-riskiarvointipohja-liite.xlsx

2020-09-10 Ideatoimikunnan kokous

• Yliopistot ovat perustaneet ryhmän, joka keskittyy sähköiseen tenttimiseen liittyviin asioihin. Ryhmään kuuluu mm. opintopalveluiden-, lakiasioiden- ja ict-henkilöstöä. Toimintoa johtaa Vesa-Matti Sarenius (OY). Ryhmä on päättänyt perustaa kaksi alaryhmää: 1) Pikaohjeita etätenttimiseen ryhmä tuottaa 10.9. mennessä tiivistelmän ohjeita korkeakoulujen hyödynnettäväksi (Vesa-Matti Sarenius, OY) 2) Tiedonkäsittely, sopimusmallit, ilmoitusmallit,... (Paula Vaskuri, OY)
• Samuli pyytää kutsumaan amk-oha:n suunnasta ihmisiä mukaan ja pyytää tuomaan viestiä muillekin 

 

2020-05-14 Ideatoimikunnan kokous

• 13.-14.5. kokoontunut NordForum viestitti, että Viro ja Hollanti ovat aktiivisia tämän tiimoilta. Ilmaisivat myös halukkuutensa yhteistyölle